Cara Menghitung Porsi Katering Pernikahan dengan Mudah dan Tepat

Sebelum menentukan menu dan konsep penyajiannya, pengetahuan tentang cara menghitung porsi katering pernikahan wajib kamu miliki, Carnivores. Hal ini penting supaya acaramu tidak kekurangan hidangan di tengah jalan ataupun berakhir dengan sisa makanan yang terbuang percuma.

Simak panduan lengkapnya di sini.

Pentingnya Menghitung Porsi Katering

Menghitung porsi katering wajib hukumnya supaya hari-H bebas kendala. Minimnya porsi akan mengecewakan tamu. Kamu pun bisa stres di tengah pesta.

Sebaliknya, kelebihan porsi juga tidak baik karena menyisakan banyak makanan. Sayang sekali jika budget pernikahan terbuang percuma, padahal konsumsi bisa menyedot hingga 35% dari total anggaran.[1]

Maka, ada tiga alasan kuat mengapa perhitungan porsi ini tidak boleh kamu abaikan, Carnivores, yaitu untuk:

• Menghindari pemborosan,

• Menentukan sistem penyajian (prasmanan atau plated dinner), dan

• Memastikan variasi menu tetap seimbang.

Faktor yang Memengaruhi Jumlah Porsi

Meski begitu, ada empat faktor yang turut menentukan cara hitung porsi katering pernikahan dan hasilnya.

1. Jumlah Tamu Undangan

Makin banyak tamu yang hadir, makin besar porsi katering yang kamu perlukan.

Kesalahan paling umum adalah memperkirakan porsi berdasarkan undangan yang disebar, padahal sebaiknya berdasarkan konfirmasi kehadiran (RSVP). Pasalnya, tidak semua tamu yang diundang dapat hadir. Ada yang berhalangan atau datang sendiri walau diundang berpasangan.

Karena itu, berikan tambahan dari angka konfirmasi sebagai cadangan untuk tamu ekstra atau perubahan di menit-menit akhir.

2. Waktu Acara

Di sisi lain, waktu pelaksanaan acara memengaruhi selera makan tamu dan menu katering pernikahan yang cocok.

Di siang hari, misalnya, tamu biasanya sudah sarapan tetapi belum makan siang. Jadi, porsi makan cenderung normal hingga banyak, karena pukul 11.00-15.00 adalah waktu makan utama. Begitu juga dengan porsi untuk acara sore dan malam (16.00-21.00).

Sedangkan untuk acara pagi (09.00-12.00), rata-rata tamu baru sarapan sedikit. Maka, porsinya bisa lebih kecil atau menu yang disajikan lebih ringan, seperti brunch atau pastry.

3. Jenis Acara

Adapun jenis acara turut memengaruhi ekspektasi tamu mengenai makanan.

Pada pesta pernikahan formal yang menerapkan prasmanan atau set menu, porsi dihitung per kepala dengan menu yang relatif standar. Karena itu, tamu biasanya lebih toleran jika variasi menu tidak terlalu beragam.

Sebaliknya, tamu akan memiliki ekspektasi yang lebih tinggi pada intimate wedding. Jumlah undangan yang sedikit membuat hadirin mengantisipasi suguhan makanan yang lebih premium.

4. Konsep Penyajian

Konsep penyajian sendiri menjadi faktor teknis yang paling berpengaruh terhadap perhitungan porsi.

• Prasmanan: Tamu cenderung mengambil porsi yang lebih besar karena bebas memilih. Sebaiknya tambahkan 10-15% ekstra dari total jumlah tamu.

• Cooking Station: Takaran porsi ditetapkan per orang, namun tamu masih bisa meminta tambahan. Siapkan ekstra 5-10% juga sebagai langkah antisipasi.

• Box atau Bento: Porsi paling presisi karena sudah dihitung per orang. Tidak perlu banyak tambahan, cukup 2-3% untuk cadangan.

• Grill BBQ: Porsi per orang sudah pasti, karena setiap tamu mendapatkan satu set hidangan lengkap. Cadangan 5% sudah cukup.

Baca Juga: Mengenal Jenis-Jenis Catering & Tips Memilih untuk Momen Spesial

Rumus Menghitung Porsi Catering

Cara menghitung porsi katering cukup mudah, yaitu dengan menggunakan rumus umum berikut:

Jumlah Porsi =Jumlah Tamu Undangan × Estimasi Tingkat Kehadiran × Porsi per Orang

Keterangan:

• Jumlah Tamu Undangan: Total undangan terkirim.

• Estimasi Kehadiran: Persentase tamu yang diprediksi datang (80-90% untuk undangan umum, 95-100% untuk keluarga inti).

• Porsi per Orang: Jumlah porsi makanan yang dikonsumsi oleh satu tamu (1 porsi untuk plated dinner, 1,5 porsi untuk prasmanan).

Misalnya, kamu ingin mengetahui cara menghitung katering untuk 300 undangan. Untuk skala ini, tingkat kehadirannya sekitar 85%. Jika kamu memilih konsep prasmanan, anggap setiap tamu kira-kira mengambil sekitar 1,5 porsi (karena ada variasi menu yang ingin mereka coba).

Maka, cara menghitung katering pernikahan untuk jumlah undangan tersebut adalah:

1. Estimasi tamu hadir: 300 undangan × 85% = 255 tamu (dibulatkan)

2. Total porsi sebelum cadangan: 255 × 1,5 = 383 (dibulatkan)

3. Tambahan 10% untuk berjaga-jaga: 383 × 10% = 39 (dibulatkan)

4. Total porsi akhir: 383 + 39 = 422 porsi

Kesimpulannya, untuk 300 undangan dengan estimasi kehadiran 85% dan konsep prasmanan, sebaiknya pesan sekitar 420-425 porsi.

Tips Menghitung Porsi per Jenis Menu

Supaya kamu bisa memperkirakan katering pernikahan habis berapa per menu, pahami dulu cara menghitung porsinya. 

Simak beberapa tips berikut untuk berbagai jenis menu yang umum disajikan.

1. Appetizer dan Soup

Sebagai makanan pembuka, appetizer sebaiknya disajikan dalam porsi kecil-kecil dan sekali saja untuk membangkitkan nafsu makan. Untuk acara dengan menu utama, 3-5 potong per orang sudah cukup. Tetapi kalau acaranya bersifat lebih santai, jumlahnya bisa kamu tambah menjadi 6-8 potong per orang.

2. Main Course

Dalam penyajian dengan beberapa sesi hidangan (multiple courses), setiap jenis menu mendapat jatah porsi yang lebih kecil.

Misalnya, kamu menawarkan 2 opsi main course (steak dan ayam), total porsi tetap mengacu pada jumlah tamu. Hanya saja, kamu perlu membagi estimasi pemilih untuk setiap menu. Umumnya 60:40 atau 50:50, tergantung selera hadirin.

Sebaliknya, dalam prasmanan dengan beragam menu, para tamu biasanya lebih antusias dalam mengambil berbagai hidangan. Maka, siapkan ekstra 10-15% mengingat satu orang bisa menyantap hampir 1,5 porsi makanan.

3. Dessert dan Minuman

Dessert dan minuman punya aturan hitung yang lebih longgar, sebab tamu cenderung mengambil secukupnya. Untuk acara dengan hidangan lengkap, cukup 1 porsi dessert per tamu (misalnya 1 potong kue).

Adapun minuman, rata-rata konsumsi tamu adalah 2-3 gelas sepanjang acara. Apabila durasi acara 4 jam, perkirakan 3 gelas per orang.

4. Menu Premium

Sementara itu, menu premium seperti steak perlu kalkulasi yang lebih akurat karena harganya tidak murah per porsi. Alasannya, daging mentah akan menyusut setelah diproses.

Contohnya, tenderloin utuh 2,5 kilogram setelah melalui proses pembersihan hanya menghasilkan kira-kira 1,75 kilogram daging siap masak, yakni 70% dari berat semula.[2]

Karena ada bagian yang terbuang, harga jual efektif per porsi pun meningkat. Selain itu, takaran per orang sudah jelas, karena setiap tamu mendapat satu potong daging dengan ukuran pasti. Jadi, tidak ada yang namanya ambil sendiri seperti pada prasmanan.

Khusus menu ini, siapkan saja cadangan porsi sekitar 5% untuk berjaga-jaga jika ada tamu yang meminta tambahan.

Kesalahan Perhitungan Porsi yang Umum Terjadi

Biarpun kamu sudah melakukan perhitungan dengan sangat hati-hati, kesalahan-kesalahan ini masih bisa terjadi, Carnivores. 

Karena itu, waspadai hal-hal berikut:

1. Tidak Memperhitungkan Estimasi Kehadiran yang Realistis

Misalnya, kamu mengundang 200 orang dan menyiapkan 200 porsi. Nyatanya, jumlah tamu yang hadir hanya 170 orang. Sisa 30 porsi ini tentu merugikan, baik dari sisi pembengkakan biaya maupun logistik.

Solusi terbaiknya adalah memisahkan perhitungan porsi antara kelompok inti (keluarga dan sahabat) dan kelompok umum (kenalan, teman kerja, dan lain-lain). Dengan pembagian ini, hitunganmu lebih realistis dan anggaran pun lebih terkendali.

2. Tidak Mencantumkan Cadangan untuk Keluarga Inti dan Vendor

Carnivores, jangan sampai kamu lupa memperhatikan bahwa di hari pernikahan bukan cuma tamu undangan yang perlu makan.

Tim vendor, kru katering, dan anggota keluarga dekat yang membantu acara pun membutuhkan konsumsi. Maka, sediakan tambahan minimal 5-10 porsi dari hitungan awal khusus untuk keperluan internal.

3. Tidak Berkonsultasi dengan Pihak Catering tentang Konsep Penyajian

Sebaiknya jangan mengambil keputusan sendiri mengenai konsep penyajian. Konsultasikan dulu dengan tim katering karena setiap konsep membutuhkan perhitungan porsi yang berbeda. 

Ambil contoh perbedaan antara prasmanan dan food stall atau grill BBQ:

Sering kali, pasangan memilih grill BBQ tetapi lupa memperhitungkan risiko antrean panjang jika satu station melayani 100 orang.

Di sisi lain, ada juga yang memilih prasmanan untuk acara kecil, padahal dengan jumlah tamu yang minim, grill BBQ justru dapat memberikan pengalaman yang lebih interaktif.

Carnivores, kamu ingin beban persiapan konsumsi ini lebih ringan? Gandeng jasa Catering profesional seperti Steak Hotel by Holycow, yang didirikan oleh founder Holycow Wynda Mardio, siap mempermudah penghitungan porsi yang kamu perlukan.

Meat & Grill BBQ Catering Service dari Holycow yang asli sudah menyediakan paket lengkap. Jadi, perhitungannya simpel dan transparan. Kamu tinggal kalikan jumlah tamu dengan harga per paket di bawah ini:

1. Grill Package 1: Mulai dari Rp199.000

2. Grill Package 2: Mulai dari Rp249.000

3. Grill Package 3: Mulai dari Rp399.000

Dengan paket seperti ini, kamu tidak perlu lagi memusingkan cara menghitung porsi katering pernikahan. Tidak perlu juga khawatir akan kelebihan atau kekurangan pada item tertentu. Semua sudah terukur, tinggal pilih mana yang sesuai dengan konsep pernikahanmu, Carnivores!